Recopilación y maquetación.
Una vez llegada la fecha de reunir es el momento de plasmar en un bloque todos los datos recogidos. Explicaremos como lo hicimos nosotros para orientar, aunque en este proceso hay, como en todo el trabajo, muchas opciones a elegir.
En un principio ganamos mucho tiempo al tener un 90% de las fotos ya renombradas de origen. Estamos hablando de más de 1.000 fotos, por lo que resulta fundamental adelantar este trabajo y facilitar el manejo de tanta foto (podéis ver este proceso en las copias del Libro de Ruta, sección DISEÑO DE RUTAS de este tutorial).
Mediante Photoshop o algún programa similar quitamos "peso" a las fotos. Así mismo, de cara al proceso de maquetación posterior, verificamos el tamaño correcto de las fotos tanto en horizontal como en vertical.
Decir que en un principio elegimos Word para maquetar, pero pronto vimos que daba graves fallos a la hora de cuadrar las fotos. Beneficios: es un programa que todo el mundo tiene instalado. Inconvenientes: no es un programa de maquetación al uso y eso se nota a la larga entorpeciendo el trabajo fluido.
Propusimos la utilización de Publisher, un programa que, elaborando una plantilla y un manual de relleno resulta sencillo para cualquier persona. Os colgamos aquí el manual de maquetación vía Publisher para que lo uséis como referencia. Decir también que la labor de pre-maquetación fue repartida entre unas 8 personas y se puede tener preparado en 3 - 4 días si se busca tiempo.
IMPORTANTE: Tened en cuenta que nosotros elegimos presentar las incidencias en un índice de listado de carreteras. Si preferís presentar por rutas debería cambiar un poco el proceso. El motivo de elegir esta presentación es sencillo. Resulta más fácil consultar así una carretera y, además, evitamos tener tramos de carretera en diferentes rutas.
Pasos para la maquetación del informe.
1.- Debemos ver que tenemos todo lo necesario para hacer el trabajo:
- Una versión del programa Microsoft Publisher.
- El libro de ruta debidamente completado.
- Las fotos redimensionadas de las incidencias.
- El archivo “PlantillaInformePublisher” (extraído del archivo “RAR” correspondiente). Nota MOTOZERRAK: Esta es la plantilla que tendréis que crear.
2.- Creamos una carpeta en el sitio que nos resulte más cómodo para trabajar. Llamaremos a esta carpeta “Vías maquetadas de la ruta X” (siendo X el número de ruta). Aquí es donde guardaremos las incidencias de esa ruta que posteriormente vamos a maquetar.
3.- Pinchamos en el archivo “PlantillaInformePublisher” y automáticamente se nos abrirá el programa Microsoft Publisher. Esta será la pantalla que nos va a aparecer.
http://i300.photobucket.com/albums/nn1/blogmotozerrak/Pantallaprincipal2.jpg
4.- Aquí una pequeña explicación de los elementos que encontramos en la pantalla y que tendremos que utilizar, así como los términos que vamos a utilizar de aquí en adelante:
- Vemos que hay 6 cuadros. 3 verticales y 3 horizontales. Estos cuadros en blanco enmarcados en negro son “cuadros de imagen”. En ellos van las fotos redimensionadas. Estas fotos están pasadas a un tamaño que ajusta directamente con el tamaño de los cuadros de imagen así que no hay que hacer nada mas que pegar en su interior las imágenes (esto lo explicaremos más tarde).
- La página en blanco tiene unas “guías de diseño”. Luego explicaremos como hay que configurar el Publisher para que los cuadros de imagen ajusten directamente en esas guías. Estas guías sólo aparecen en la pantalla, no al pasar a papel o al pasarlo posteriormente a PDF así que no os preocupéis en tener o no que eliminarlas.
NOTA: Es importante que dejemos esta configuración en la sección “Organizar”. Ver foto.
- En la parte inferior izquierda tenemos la opción de pasar de una página a otra del documento.
- Hay un “cuadro de texto” donde introduciremos los datos de las fichas. Las diferentes casillas están hechas un bloque así que en caso de moverse accidentalmente se moverá todo el bloque.
5.- Lo primero que debemos hacer es renombrar el archivo. Así evitamos “pisar” el archivo original. Renombraremos de la siguiente manera. Primero pondremos el nombre de la vía y seguido el punto kilométrico (con una coma si hay metros por medio). Ejemplo: bi-9999km32,600 . Es IMPORTANTISIMO que este sea el método de renombrar porque luego se usará para hacer un índice en el PDF y de otra manera sería complicarle el trabajo a la persona que se va a encargar de esto.
6.- Después de este paso es hora de introducir los datos en el cuadro de texto. Para acceder a cada línea hay que pinchar al lado del texto ya escrito en una zona en blanco. Nos saldrá la barra para escribir. El texto se escribe en ese tamaño y en minúsculas.
La forma de rellenarlo es la siguiente:
- Vía: Se introduce el nombre de la carretera del siguiente modo. BI-3245 por ejemplo. Mayúsculas la denominación, guión y número de carretera.
- Punto kilométrico: El kilómetro seguido del centenar de metros (si está especificado). Ej: 32,600
- Sentido: De donde a donde. Sólo los nombres de los pueblos o carreteras. Separados por un guión. Ej: Bilbao – Galdakao (Nombre, espacio, guión, espacio y Nombre).
- Tipo de incidencia: Las marcadas con X en los libros de ruta. Si son más de una separarlas por punto y espacio. Ej: Grieta. Señalización incorrecta.
- Descripción: Rellenar con la descripción expuesta en los libros de ruta. Si el texto no entra en el cuadro, resumirlo para que entre (es de suponer que entrará de sobra).
7.- Después de rellenar el cuadro de texto es hora de insertar las fotos. Para ello tenemos que pinchar en los cuadros dependiendo de si la foto es vertical u horizontal. Para introducir la foto sólo es necesario pinchar botón derecho del ratón dentro del cuadro de imagen. Saldrá lo siguiente, eligiendo la opción marcada en la foto.
http://i300.photobucket.com/albums/nn1/blogmotozerrak/Insertarimagen.jpg
Clickando en la opción “Desde archivo…” se nos abrirá una ventana para elegir el origen de la imagen. Lo buscamos y le damos a “Aceptar”. La imagen quedará perfectamente encuadrada en su espacio.
8.- Una vez insertada la imagen tenemos que arrastrar el cuadro a su sitio correspondiente. Botón izquierdo presionado sobre la foto y arrastrarlo hasta su zona. La foto se ajustará automáticamente a las guías (el paso para esta opción esta en el punto 4, comprueba que lo has hecho antes).
Repetimos este paso con el resto de las fotos.
9.- Si no hemos tenido que utilizar la segunda hoja porque nos entran las fotos en la primera (1, 2 o 3 fotos según su posición). Debemos eliminar esa segunda página. Pinchamos sobre la figura dos con el botón izquierdo y damos a eliminar. Ver foto.
Clickando en la opción “Desde archivo…” se nos abrirá una ventana para elegir el origen de la imagen. Lo buscamos y le damos a “Aceptar”. La imagen quedará perfectamente encuadrada en su espacio.
8.- Una vez insertada la imagen tenemos que arrastrar el cuadro a su sitio correspondiente. Botón izquierdo presionado sobre la foto y arrastrarlo hasta su zona. La foto se ajustará automáticamente a las guías (el paso para esta opción esta en el punto 4, comprueba que lo has hecho antes).
Repetimos este paso con el resto de las fotos.
9.- Si no hemos tenido que utilizar la segunda hoja porque nos entran las fotos en la primera (1, 2 o 3 fotos según su posición). Debemos eliminar esa segunda página. Pinchamos sobre la figura dos con el botón izquierdo y damos a eliminar. Ver foto.
10.- Una vez colocadas las fotos le damos a grabar el archivo. Como ya lo hemos renombrado al principio quedará registrado con ese nombre. Ahora toca empezar todo desde el paso 3. Teniendo en cuenta que aunque los cuadros de imagen tengan imágenes ya, es como si estuvieran vacías a la hora de insertar otra imagen.
Algunos ejemplos prácticos de cómo quedan maquetadas las fotos en la página.
http://i300.photobucket.com/albums/nn1/blogmotozerrak/dosverticales.jpg
Una vez hecho esto toca el pesado trabajo de hacer la maquetación final, creando un archivo Publisher en el que iremos sumando los pequeños archivos que se han creado en el paso anterior. Este trabajo lo realizo un miembro del grupo en un fin de semana.
Una vez creado este archivo es solo cuestión de crear un PDF con toda la información. El Informe, en si, ya estará creado. Nosotros creamos unas copias en DVD del Informe. Estas copias serán las que se entreguen a los medios en la rueda de prensa. Acompañando este DVD creamos una carpeta en la que incluíamos la historia de MOTOZERRAK, antecedentes del Informe y las bases teóricas de su elaboración.
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